Kata “arsip” lebih dikenal dalam dunia kegiatan perkantoran. Sebagian orang masih terkesan dengan arsip sebagai tumpukan dokumen atau surat-surat yang sudah lalu. tumpukan surat itu bisa bererakan di atas meja, di dalam lemari atau barangkali sudah dikemas pada sebuah dus dan entah akan diapakan.
Sebagian juga ada yang terkesan bahwa arsip adalah file-file dokumen pada komputer yang bertebaran pada setiap partisi komputer, CD, flashdisk hingga smartphone dalam genggamannya. Kesan tersebut tentu saja ada benarnya, manakala seseorang kurang peduli dengan arsip yang ia miliki, sehingga tatkala ia membutuhkan dokumen tertentu ia akan kebingungan dengan arsipnya yang tidak dikelola dengan baik.
Hal ini sangat mungkin terjadi baik pada individu maupun organisasi. Tidak jarang seseorang kebingungan mencari dokumen penting seperti Kartu Keluarga, surat nikah atau BPKB karena ceroboh dalam penyimpanannya. Tidak sedikit surat penting di kantor harus dicari dengan mengerahkan sepenuh tenaga karena lupa menyimpan file bahkan lupa file mana yang sudah dilakukan editan terbaru. Kondisi seperti ini dipastikan dapat menghambat kinerja organisasi.
Kearsipan pada sebuah organisasi khususnya instansi pemerintah merupakan bagian dari proses reformasi birokrasi. Oleh karena itu setiap lembaga pemerintah wajib menetapkan kualitas pengelolaan arsip sebagai target dalam program reformasi birokrasi.
Dalam rangka pengelolaan arsip yang lebih baik, perlu perhatian dan pendekatan yang tepat sehingga arsip-arsip pada lembaga pemerintah berjalan sebagaimana mestinya. Untuk mendorong atau memberikan semangat pada pengelolaan arsip ini, Lembaga administrasi Negara tengah melakukan berbagai upaya diantaranya lomba pengelolaan arsip pada masing-masing satker.
Dengan lomba ini diharapkan seluruh satker yang ada lebih peduli dan senantiasa inovatif dalam pengelolaan arsip seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi informasi yang sangat bermanfaat pada pengelolaan arsip.
Seiring dengan semangat pengelolaan arsip dinamis, Puslatbang PKASN tak ingin ketinggalan untuk mendukung dan mensukseskan peran serta LAN dalam mewujudkan reformasi birokrasi melalui pengelolaan arsip yang lebih keren lagi.
Semoga bermanfaat (bp_humaspuslatbangPKASN)
