“Tidak”Belajar dari Kesalahan Sepele yang Berulang

Oleh : Hidayat

Pengantar

Sebelum masuk pada pembahasan mengenai bagaimana potret kegiatan keprotokolan di PKP2A I LAN, penulis ingin menyampaikan pengantar tentang pengertian keprotokolan. Keprotokolan asal kata Protokol, yang merupakan gabungan antara kata prokos dan kolla yang mengandung arti bahwa, protos adalah yang pertama sedangkan kola adalah perekat. Pada awalnya protocol diartikan sebagai tata cara hubungan antaar pemerintah atau negara yang diatur menurut kebiasaan, tradisi yang disepakati dan diorganisir secarat teratur. Dengan demikian, pengertian protocol secara luas adalah kumpulan peraturan yang dianut oleh semua golongan dalam suatu tata acara atau upacara, baik tertulis maupun tidak tertulis. Dalam bahasa lain protocol adalah norma atau aturan-aturan atau kebiasaan-kebiasaan yang dianut dan diyakini dalam kehidupan bermasyarakat, pemerintahan, berbangsa dan bernegara (Kesepakatan Rakernas Protokol Nasional, 2004).

Dapat diartikan bahwa protocol adalah pengaturan tatacara kegiatan. Kegiatan protocol di Indonesia telah hadir sejak zaman kerajaan sebagai tata cara pengaturan kerajaan dalam menyambut tamu. Kemudian diterapkan dalam berbagai kegiatan kerajaan, sebagai upaya pembentukan dan pengukuhan hubungan baik. Kegiatan protocol berkembang pada dunia pemerintahan dan corporate hingga keprotokolan menjadi bisnis event organizer. Protokol menjadi sebuah profesi dalam kegiatan organisasi seperti di instansi pemerintah dan coorporate.

Kerotokolan memiliki dampak yang besar terhadap pandangan dan perilaku hubungan baik dengan stakeholders. Pada prinsipnya jika kita melayani pihak lain dengan baik, maka orang lain akan melakukan hal yang baik pula terhadap kita. Sejatinya protocol memiliki niat untuk menghormati rekan kerja dalam mejalin hubungan yang ditunjukkan melalui tata cara dan tutur perilaku yang diatur didalamnya. Dikarenakan nilai-nilai baik yang terkandung dalam protokol, kegiatan protocol menjadi landasan bagi divisi humas di beberapa instansi pemerintah dalam melakukan kegiatan komunikasi yang beratkaitannya dengan relasi (hubungankerja). Landasan hokum ini diatur dalam Undang-undang oleh pemerintah. Melihat nilai-nilai baik dalam kegiatan protokol, membuat kegiatan protocol ini menja dipenting dalam suatu organisasi. Terutama kaitan dalam kegiatan komunikasi, informasi dan relasi.

Potret Kegiatan Keprotokolan di PKP2A I LAN

           Sebagai instansi pemerintah, PKP2A I LAN secara rutin melaksanakan keprotokolan pada acara tertentu seperti pada upacara bendera, upacara pembukaan dan penutupan diklat, pelantikan pejabat, sumpah PNS dan sebagainya. Pada acara-acara tersebut tim keprotokolan yang dibantu oleh tim lainnya seperti tim kepegawaian, kehumasan dan teknisi bekerja sama menjalankan kegiatan demi berlangsungnya acara secara baik dan benar juga khidmat. Penghormatan dilakukan bukan saja kepada tamu atau pejabat yang berkunjung ke PKP2A I LAN. Penghormatan pun dilakukan kepada para pejabat structural dan pejabat fungsional sesuai dengan ketentuan atau proporsionalitasnya. Menempatkan para pejabat pada posisi dan waktu yang tepat merupakan salah satu cirri keprotokolan.

           Semakin formal sebuaha cara maka semakin kental “keprotokolan” yang dilakukan, seperti pada kegiatan upacara bendera, pelantikan atau sumpah PNS. Acara demi acara dilaksanakan berdasarkan susunana cara yang telah dibuat atau direncanakan. Tak pelak

gladiresik pun dilaksanakan untuk mempermudah, melancarkan dan mengingatkan para pihak yang berkepentingan pada acara dimaksud. Gladiresik bertujuan untuk melatih para petugas dan para pemangku kepentingan agar pada pelaksanaannya sesuai dengan urutan acara yang telah dibuat.

           Tim protocol dituntut mampu tampil lebih prima, sejak acara dimulai hingga acara usai. Kondisi fisik dan mental tim protocol senantiasa dipersiapkan secara lebih baik. Penampilan yang rapi dengan memperhatikan ketentuan akan menambah rasa percaya diri yang tinggi di setiap acara. Tim protocol berkewajiban mempersiapkan seluruh aspek yang berkaitan acara dengan matang, mulai dari lay out, jumlah kursi, kondisi sound system, personil kebersihan, teknisi hingga kemungkinan perubahan acara. Keseluruhan aspek tersebut harus dipersiapkan dan disinergikan dengan matang. Kesalahan kecil saja pada penyelenggaraan acara berakibat pada preseden buruk tim keprotokolan yang lebih jauhnya membawa citra yang kurang baik terhadap organisasi.

           Penulis mencermati jalannya kegiatan keprotokolan di PKP2A I LAN justru terganggu oleh hal-hal yang dianggap sepele seperti, pertama seringkali kejadian yang satu ini berulang-ulang tidak diantisipasi dengan baik yaitu microphone yang sering terganggu kehabisan battery. Pada saat pembicara atau pejabat sudah berdiri tepat di depan microphone, keadaan menjadi terganggu karena pengeras suara tersebut tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Seandainya pemeriksaan battery dilakukan dengan lebih baik dengan menyiapkan battery baru atau battery yang di-charge secara full sebelum acara dimulai, atau lebih mempersiapkan bila mengetahui akan adanya acara maka hal tersebut tidak akan terjadi.

Kedua, hal yang sering dianggap sepele adalah kelalaian menyiapkan palu untuk peresmian/pembukaan acara yang semestinya diletakan di meja atau podium. Kejadian serupa ini seringkali berulang manakala salah seorang pejabat akan meresmikan sebuah acara, kemudian ia hanya mengetuk microphone saja dikarenakan palu peresmian tidak tersedia. Hal ini mencerminkan kelalaian atau ketidak siapan perlengkapan keprotokolan. Tim protocol semestinya mengecek kembali seluruh persiapan yang ada dengan membuat daftar cek  list perlengkapan apa saja yang harus disiapkan tentunya perlengkapan dalam kondisi terbaik.

           Ketiga, kesalahan yang dianggap sepele adalah file lagu yang akan diputar melalui laptop mengalami gangguan. Kasus yang satu ini memang sangat rentan terjadi mengingat komputer / laptop bias saja mengalami gangguan sewaktu-waktu yang disebabkan oleh virus atau kondisi error sehingga acara tidak berjalan dengan lancar. Kemungkinan lainnya adalah flash disk yang digunakan bervirus sehingga mengganggu komputer / laptop yang akan mengakses file lagu/tayangan tersebut. Untuk meminimalisir kesalahan yang satu ini, disarankan menyediakan laptop khusus yang tidak digunakan untuk kegiatan lain. Pada laptop tersebut sudah diabaikan berbagai file yang diperlukan termasuk file-file lagu Wajib Nasional yang secara rutin diputar untuk acara tertentu. Strategi lain untuk mengurangi kesalahan yang satu ini, PKP2A I LAN mulai mengantisipasi dengan menyiapkan tim paduan suara. Tim Paduan Suara PKP2A I LAN nantinya diharapkan mampu membawakan lagu-lagu yang dibutuhkan tanpa harus berhubungan lagi dengan laptop dan flashdisk yang rentan dengan gangguan teknis.

           Keempat, keterlambatan memasang spanduk atau atribut keprotokolan lainnya. Penulis mencermati beberapa kali pemasangan spanduk dilakukan setelah peserta tiba di lokasi dan acara sebentar lagi akan dimulai. Kejadian yang tidak elok ini semestinya tidak lagi terulang pada masa-masa mendatang. Memasang spanduk setelah tamu hadir mencerminkan ketidak siapan pengaturan acara sekaligus profesionalisme keprotokolan. Pemasangan spanduk selambat-lambatnya 2 hari sebelum acara dimulai. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi kesalahan teks pada spanduk tersebut.

           Kelima, adalah kelalaian menyiapkan name desk. Name desk diperlukan untuk menginformasikan kepada khalayak tentang para pelaku upacara. Name desk yang dipasang pada meja para pembicara untuk memudahkan para pembicara menempati tempat duduk mana yang harus ia tempati. Untuk khalayak, name desk yang dipasang pada meja pembicara memudahkan mereka mengenali siapa saja pembicara yang ada di depan mereka. Pada kegiatan lain seperti pembukaan diklat name desk dapat dipasangkan pada meja para peserta untuk memudahkan mengenali peserta, sedangkan name desk yang dipasang pada upacara sumpah atau pelantikan untuk memudahkan posisi para pelaku upacara sehingga berada pada posisi yang tepat.

           Keenam adalah kelalaian menyediakan nampan yang diperlukan untuk membawa cinderamata, piagam, ijazah, trophy dan lainnya yang secara keprotokolan lebih terlihat sopan dan menarik penggunaannya. Kesediaan nampan seringkali terabaikan sehingga saat diperlukan nampan untuk mewadahi barang tertentu, akhirnya dilakukan dengan memegang begitu saja. Sekali lagi, hal ini mencerminkan ketidak siapan tim keprotokolan dalam menghadapi acara rutin yang sebetulnya berulang-ulang dilakukan

Penutup

           Kegiatan keprotokolan meliputi hal-hal yang strategis dan hal-hal teknis. Keprotokolan yang baik adalah keprotokolan yang mampu mensinergiskan keseluruhan aspek kegiatan yang mendukung jalannya upacara. Keprotokolan membutuhkan kecermatan dan ketelitian yang luar biasa. Kekeliruan besar jika menganggap kegiatan keprotokolan adalah kegiatan sepele yang tidak penting. Sekali melaksanakan kegiatan keprotokolan, maka saat itu keseluruhan aspek keprotokolan harus diperhatikan. Kesungguhan dalam menjalankan tugas keprotokolan merupakan kunci kelancaran dan kesuksesan sebuah acara. Keprotokolan berkaitan erat dengan wajah organisasi.

Semoga keprotokolan PKP2A I LAN lebih mantap dan cerdas …