Oleh : Budi Permana

              Masa pandemi covid-19 yang belum berakhir mendorong berbagai kegiatan dilakukan secara melalui media on line, demikian halnya kegiatan kehumasan dan keprotokolan. Kahumasan dan keprotokolan dituntut mampu menyesuaikan perkembangan dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas dan fungsinya. Pada beberapa instansi, kegiatan kehumasan dan keprotokolan merupakan satu kesatuan yang dikelola oleh unit tertentu dan pada Sebagian instansi, kehumasan keprotokolan merupakan kegiatan terpisah dengan unit yang berbeda meski biasanya kedua unit tersebut ada pada satu rumah yakni bagian sekretariat atau bagian umum. Puslatbang PKASN LAN merupakan organisasi yang menggabungkan kegiatan kehumasan dan keprotokolan yakni pada Bagian Administrasi khususnya Sub Koordinator SDM dan Umum. a

                Meski Kehumasan dan keprotokolan adalah dua tugas dan fungsi yang berbeda, namun pada pelaksanaannya kegiatan kehumasan dan keprotokolan sering menjadi satu kesatuan yang memiliki kekuatan kolaborasi yang luar biasa pada kegiatan-kegiatan tertentu di Puskatbang PKASN LAN. Saat kehumasan dan keprotokolan dipadupadankan dapat menjadi pendekatan yang tepat dalam pengelolaan sebuah kegiatan. Banyak penyelenggaraan kegiatan di Puslatbang PKASN LAN dengan sentuhan kehumasan dan keprotokolan menjadi sebuah penyelenggaran kegiatan yang bukan saja memenuhi pedoman pengaturan pada tata upacara, tata tempat dan tata penghormatan sesuai keprotokolan, namun acara tersebut memiliki daya tarik karena dibubuhi kreativitas dan seni sehingga menjadikan acara memiliki kesan tersendiri.

                Sebagai contoh kegiatan upacara penutupan Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat II (Dulu Diklatpim Tingkat II). Jika penyelenggaraan kegiatan tersebut secara klasikal, maka acara-acara pokok adalah :

1. Pembukaan
2. Menyanyikan Lagu Indonesia Raya
3. Laporan Penyelengaraan
4. Sambutan dan Penutupan secara resmi
5. Penyerahan penghargaan dan pembagian sertifikat
6. Pembacaan Doa, dan
7. Penutup

              Dengan penyelenggaraan yang mengacu pada pengaturan keprotokolan, maka acara penutupan secara klasikal tersebut didesain sedemikian rupa memenuhi unsur-unsur pengaturan tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan. Jika upacara penutupan tersebut dikolaborasikan dengan kegiatan kehumasan maka upacara penutupan mendapat tambahan acara pendukung yang menjadikan upacara penutupan memiliki daya Tarik. Bagaimana menambahkan acara pendukung pada sebuah acara pokok seperti halnya upacara penutupan pelatihan ? Pertama, pada awal sekali sebelum acara dimulai tepatnya saat para peserta dan tamu mulai memasuki ruangan aula, tim humas dapat menyajikan beberapa tampilan video profil puslatbang PKASN LAN atau video-video publikasi lainnya yang dianggap penting sebagai bagian dari layanan informasi Puslatbang PKASN LAN.

               Kedua, untuk menghilangkan suasana yang monoton tim humas dapat meperdengarkan lagu-lagu yang dianggap tepat mengiringi suasana acara, misal lagu-lagu daerah atau lagu khas jawa barat agar peserta dan tamu merasakan betul berada di tanah sunda sebagai kenangan mengikuti Pelatihan. Ketiga, dengan mengajak peserta atau hadirin untuk terlibat interaktif dalam sebuah sessi publikasi organisasi misal membagikan cenderamata Puslatbang PKASN LAN yang dikemas dalam sebuah “door prize” HUT organisasi atau sessi apesiasi dan kenangan untuk peserta. Keempat bisa dengan menambahkan persembahan karya seni berupa tarian atau music daerah yang dibawakan secara langsung, sebelum acara pokok dimulai. Kelima menambahkan sessi acara tambahan di akhir upacara penutupan seperti video kegiatan peserta selama mengikuti pelatihan atau lagu-lagu ekstra untuk menghibur hadirin yang dinyanyikan oleh tim paduan suara. Dan banyak lagi kreativitas yang bisa dipadupadankan pada sebuah acara formal selama acara-acara tambahan tersebut menambah khidmat dan tentu saja seizin pimpinan untuk sebuah penyelenggaraan acara yang rutin namun selalu segar, inovatif dan out of the box.

              Pada penyelenggaraan kegiatan ceremonial dengan pola daring, kolaborasi kehumasan dan keprotokolan di Puslatbang PKASN LAN tetap menjadi tumpuan keberhasilan jalannya sebuah acara. Melalui kerja keras dan ide-ide yang dikelola oleh tim, acara-acara ceremonial yang dilakukan secara daring pun tetap mendapat peluang untuk sebuah kolaborasi yang baik. Sebagai contoh adalah kegiatan Upacara Penutupan Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tk. II Angkatan V yang beberapa waktu lalu diselenggarakan. Pada acara pokok disisipkan sebuah tayangan menarik dari para peserta dan widyaiswara yang mendapatkan penghargaan. Tampilan informasi peserta dan widyaiswara yang mendapatkan penghargaan menguatkan informasi yang disampaikan oleh Pimpinan Upacara, terlebih informasi tersebut dikemas melalui sentuhan kreativitas yang menjadikan  para komunikan lebih senang menerimanya. Acara tambahan lain yang dianggap sebagai pemanis adalah hadirnya video yang menayangkan keseluruhan peserta dengan diiringi backsound lagu Bagimu Negeri. Satu per satu photo peserta muncul dalam tayangan video dilengkapi informasi nama lengkap dan asal instansi dengan diiringi lagu yang refresentatif, menghadirkan nuansa emosi tepat pada sebuah acara perpisahan.  

                Kehumasan dengan dua tugas utama yakni layanan informasi dan kehumasan itu sendiri, jauh sebelum covid-19 hadir sudah terlebih dahulu bekerja dengan mengoptimalkan pendekatan digital. Seiring degan gencarnya kemajuan teknologi informasi dan tuntutan kebutuhan publik akan informasi yang cepat dan tepat, menjadi sebuah keharusan bagi kehumasan untuk selalu mengasah kompetensi publikasinya. Setiap organisasi khususnya organisasi pemerintah harus terus berupaya memberikan seoptimal dan seupdate mungkin informasi yang dibutuhkan sesuai dengan media yang dimiliki. Baik organisasi pemerintah maupun swasta kini terus berlomba mengkreasi informasi publik. Bagi organisasi yang menganggap publikasi itu sangat penting, mereka sengaja merekrut SDM yang handal untuk pengelolaan informasi hingga membentuk unit atau tim khusus pengelolaan publikasi berbasis IT.

                Selain layanan informasi ruh dari kegiatan kehumasan adalah “hubungan masyarakat”. Kegiatan hubungan masyarakat atau humas atau dikenal public relation ini merupakan sebuah proses manajemen bagaimana menghubungkan organisasi dengan masyarakatnya. Masyarakat pada sebuah oraganisasi terdiri dari masyarakat eksternal dan internal. Masyarakat eksternal organisasi yakni masyarakat yang berada diluar organisasi seperti instansi-instansi yang selama ini menjadi rekan Kerjasama, pihak swasta yang berkepentingan maupun warga masyarakat. Sedangkan masyarakat internal adalah para karyawan, out sourcing, pensiunan dan keluarga-keluarganya. Berkembangnya dunia gadget, yang makin pesat, merupakan peluang untuk kegiatan hubungan masyarakat dalam upaya menyatukan organisasi dengan masyarakatnya. Kegiatan hubungan masyarakat dapat dilakukan baik melalui media-media elektronik atau non elektronik, on line maupun off line. Sebagai contoh, melalui aplikasi WA, tim humas dapat membuat grup atau komunitas sesama purna bhakti. Meski mereka sudah tidak lagi bekerja di kantor, namun komunikasi atau silaturahmi masih dapat dilakukan dengan sangat cepat.

                Adapun keprotokolan yang dituangkan dalam Undang-undang Nomor 9 Tahun 2010 beserta peraturan dibawahnya, secara umum merupakan pengaturan kegiatan keprotokolan yang dilakukan pada kondisi normal. Pada masa pandemi ini atau mungkin di masa selanjutnya, mau tidak mau suka tidak suka, keprotokolan harus mampu menyesuaikan tuntutan perubahan. Pengaturan tata tempat, tata penghormatan dan tata upacara sangat mungkin tidak lagi relevan dilakukan secara konvensional. Perubahan memaksa sebuah ketentuan untuk fleksibel terhadap situasi yang berlaku. Tidak lagi bisa memaksakan hal-hal yang dahulu berlaku pada masa pandemi ini.

                Banyak hal yang menuntut penyesuaian pada dunia keprotokolan. Pendekatan keprtokolan harus bergandeng tangan dengan unsur teknologi, karena jika tidak, maka fatal akibatnya. Upacara bendera yang sebelumnya dilaksanakan secara konvensional di lokasi atau di lapangan terbuka, maka pada masa pandemi ini dilakukan secara virtual yang tentunya memiliki perbedaan. Upacara bendera yang biasa dilakukan pada suatu tempat dengan peserta yang hadir menggunakan seragam tertentu, berdiri tegap di bawah sinar matahari yang membuat tubuh berkeringat, kini dapat dilakukan di ruangan keluarga. Hormat kepada bendera merah putih yang dikibarkan secara langsung oleh para petugas bendera, kini cukup dengan menghormati jalannya uoacara yang disiarkan melalui televisi atau internet. Demikian halnya pengaturan keprotokolan pada kegiatan lain seperti apel, upacara peresmian, pelantikan dan upacara lainnya. Yang pada masa sebelumnya menghadirkan seluruh peserta, tamu undangan, para pejabat dan unsur peserta lainnya, maka pada masa pandemi ini cukup dilakukan dengan jarak jauh.

                Perubahan demi perubahan terus menggerus zaman tanpa peduli apakah manusianya siap atau tidak. Jika siap, maka ia mampu mengendalikan perubahan tersebut bahkan menjadi sebuah kebahagiaan dalam meningkatkan kualitas hidupnya. Jika tidak siap, maka ia akan merasa tersiksa, lantas cepat atau lambat perubahan tersebut akan mengubur hidup-hidup dalam bayang-bayang masa lalunya. Semoga bermanfaact ..