Suatu ketika pelaksanaan acara Penyembelihan hewan qurban dilaksanakan tanpa persiapan matang. Karena dianggap acara rutin, Panitia Iedul Adha atau Panitia Qurban saat itu terlalu menganggap “mudah” acara tersebut, sehingga pelaksanaan acara qurban tidak berjalan sebagaimana mestinya. Sementara itu Qurban, selain kegiatan rutin kantor juga merupakan ibadah sunnah yang paling utama bagi Umat Islam. Pelaksanaan qurban di kantor pun merupakan tradisi yang telah lama dilakukan, mengingat di kantor ini kesadaran pegawainya untuk berbagi sangatlah tinggi. Setiap Iedul Adha tiba, para pegawai menyambutnya dengan menyembelih hewan qurban.
Namun pelaksanaan penyembelihan hewan qurban di kantor, tidak dilakukan pada Hari Raya Iedul Adha melainkan ke-esokan hari atau hari berikutnya saat masuk kerja. Hewan-hewan yang diqurbankan seperti sapi dan domba bagian dari partisipasi para pegawai dan stakeholders lainnya seperti peserta diklat, para alumni diklat dan donatur lainnya. Hampir tidak pernah kurang dari 5 ekor hewan diqurbankan setiap tahunnya. Daging qurban pun didistribusikan kepada para pegawai dan warga sekitar lingkungan kantor sesuai ketentuan atau syariat yang berlaku.
Lantas apakah permasalahan pada penyelenggaraan kegiatan qurban ini ? Beruntung, permasalahan bukan pada hal-hal prinsip, seperti penanganan hewan qurban yang harus sesuai standar prosedur atau pemilihan dan proses penyembelihan yang sesuai syariat Islam. Kegiatan qurban di kantor bukanlah kegiatan ceremonial belaka, namun berkaitan erat dengan ketentuan syariat. Proses syariat inilah yang penting, karena sangat menentukan sah atau tidaknya ibadah qurban dilakukan. Sehingga apabila ada anggapan bahwa pengelolaan qurban di kantor adalah mudah, amatlah keliru. Pada pelaksanaan qurban diperlukan orang-orang yang memiliki kompetensi secara keilmuan tentang fiqh qurban itu sendiri. Diperlukan orang-orang yang berpengetahuan mendalam tentang syariat Islam.
Setiap pelaksanaan qurban di kantor, diawali dengan acara pembukaan dengan diisi sambutan-sambutan dan tausiyah. Tausiyah pada acara pembukaan qurban ini lebih ditekankan kepada bagaimana mengelola hewan qurban yang baik dan benar sesuai syariat Islam. Sangatlah disayangkan apabila pelaksanaan qurban tidak memenuhi ketentuan syariat dalam Agama Islam, karena berakibat pada tidak sahnya ibadah qurban tersebut bahkan menjadikan sebuah dosa atau kesalahan.
Saat itu yang menjadi permasalahan adalah panitia qurban tidak menyiapkan sistem pengeras suara untuk acara pembukaan qurban. Karena tidak ada sistem pengeras suara, tentu saja rangkaian acara pembukaan yang dibawakan MC dan sambutan-sambutan yang disampaikan oleh Pimpinan, Ketua DKM serta tausiyah Sang Ustadz tidak bisa disimak secara baik, apalagi acara tersebut dilaksanakan di luar ruangan yang besar kemungkinan noise-nya.
Mengapa sistem pengeras suara tidak disiapkan ? hal ini bisa disebabkan panitia yang lupa lantas tidak ada yang mengingatkan atau panitia menganggap bahwa sistem pengeras suara tidak diperlukan. Faktanya, tanpa sistem pengeras suara acara pembukaan qurban menjadi kurang nyaman, karena pesan-pesan dari sumber informasi tidak terdengar dengan jelas. Alhasil, pimpinan pun menegur panitia dan berpesan agar kejadian tersebut tidak terulang pada acara-acara berikutnya.
Peristiwa diatas memberikan gambaran kepada panitia, atau tim humas protokol di kantor bahwa pada setiap penyelenggaraan acara atau khalayak umum menyebutnya event, agar mampu mengelola penyelenggaraan kegiatan dengan baik dan benar dengan memperhatikan setiap detil penyelenggaraan. Karena terkadang sesuatu yang dianggap kecil atau dianggap mudah, menjadi sesuatu yang sangat besar dan berakibat fatal manakala luput dari perhatian dengan menganggap hal kecil tersebut selalu dalam kondisi aman.
Banyak hal-hal yang sering dianggap kecil dan terabaikan pada setiap event, kasus diatas tentu saja tentang sistem pengeras suara beserta seluruh kelengkapannya yang diabaikan. Battre misalnya, pada microphone-microphone yang menggunakan battre, sering kali menjadi gangguan pada saat acara berlangsung. Battre microphone yang mulai lemah apalagi habis, sangat mengganggu jalannya acara, terlebih panitia tidak menyiapkan battre cadangannya. Pada kejadian seperti ini, bukan saja pembicara melainkan para pendengar pun merasa kecewa karena komunikasi diantara keduanya menjadi terganggu akibat battre microphone yang bermasalah.
Hal lain yang sering diabaikan pada setiap event adalah sambungan kabel. Sambungan kabel yang memang secara fisik bentuknya kecil, sering pula dianggap “kecil” keberadaannya. Pada setiap penyelenggaraan acara yang membutuhkan banyak sumber listrik, sambungan kabel atau lebih dikenal kabel terminal menjadi sesuatu yang berharga yang banyak dicari orang. Event seminar, lokakarya atau pameran merupakan event yang sangat membutuhkan banyak kabel terminal. Khusus event pameran, para vendor stan pameran telah membuat standar bahwa setiap stan atau bilik pameran dilengkapi kabel terminal untuk memudahkan user-nya. Adapun pada event seminar atau lokakarya yang mengharuskan peserta membawa laptop, konsekuensinya adalah penyediaan kabel terminal yang mampu memfasilitasi seluruh peserta, untuk charger laptop dan alat komunikasi lainnya.
Sistem informasi pada sebuah event, termasuk hal yang sering pula luput dari perhatian. Banyak peserta event, para undangan dan tamu kebingungan sehubungan informasi yang tidak tersedia atau tidak dapat diakses. Di era teknologi informasi yang serba canggih ini, tidak semestinya informasi sulit diakses. Melalui kecanggihan alat komunikasi dan berbagai media yang kian menjamur, sistem informasi menjadi makin mudah dan memiliki fleksibilitas yang sangat tinggi. Informasi semestinya mudah diakses dimanapun dan kapanpun terlebih pada sebuah event atau perhelatan akbar.
Sebagai contoh pada sebuah event, adalah mengenai susunan acara. Para peserta dalam sebuah acara semestinya mengetahui acara apa saja yang akan diikutinya dari awal hingga akhir. Susunan acara atau point-point acara penting yang menjadi nilai jual, biasanya lebih dahulu dipublikasikan oleh panitia melalui undangan, poster-poster dan media lainnya. Bahkan saat acara berlangsung pemandu acara menginformasikan acara apa saja yang bakal dilalui oleh seluruh khalayak. Informasi lain pada setiap event yang tidak kalah penting adalah petunjuk arah. Untuk lokasi event yang belum secara optimal menyediakan petunjuk arah, maka hendaknya panitia menyiapkan petunjuk-petunjuk arah sebagaimana mestinya.
Hal yang sering dianggap kecil lainnya pada setiap penyelenggaran acara adalah pengelolaan sampah. Seringkali setelah acara digelar, sampah menumpuk dan berserakan dimana-mana. Tempat sampah yang tidak tersedia, tidak adanya petugas kebersihan diperparah dengan kurangnya kesadaran masyarakat, menjadi penyebab masalah persampahan yang tak kunjung usai. Semakin besar sebuah perhelatan, semakin besar lemungkinan sampah yang disisakan. Tak jarang pemandangan mengerikan pasca berlangsungnya sebuah acara karena sampah tersebar hampir di setiap penjuru tempat, mulai dari sampah makanan, minuman beserta kemasan-kemasannya.
Semoga bermanfaat bagi para pembaca yang akrab dengan pengelolaan acara atau tim humas ptotokol sering ditunjuk menjadi bagian dari sebuah event organizer.
by : Budi Permana
