Trend Publikasi Instansi
Budi permana
Seiring kemajuan zaman yang ditandai dengan semakin canggihnya teknologi informasi mendorong setiap organisasi berlomba-lomba mempublikasikan program dan kegiatannya melalui berbagai media yang ada. Mulai dari pembuatan web site, pemanfaatan face book, twitter, instagram, you tube dan masih banyak lagi media yang lainnya. Gencarnya publikasi dilakukan bukan saja sebatas up dating informasi atau berita, melainkan tampilan yang sedemikian mempesona dan penuh warna. Ada yang sudah hebat dari sisi tampilan maupun up datingnya, ada yang up date saja namun tampilannya masih belum menarik untuk dilihat hingga yang tidak up date dan tidak enak dilihat. Kategori yang terakhir tadi, bisa jadi karena terbawa euphoria lantas lupa bagaimana kelanjutan maintenance-nya.
Publikasi yang ramai-ramai dilakukan oleh organisasi saat ini, tidak ketinggalan organisasi milik pemerintah, untuk menunjukan eksistensi organisasi tersebut. Kegiatan rutin yang membelenggu menjadi salah satu penyebab matinya kreativitas sehingga publikasi pun menjadi terabaikan. Biaya publikasi mahal menjadi penyebab selanjutnya, yang menjadikan instansi pemerintah sedikit enggan menyentuh ranah publikasi. Namun di era sekarang, keadaan menjadi sangat menggembirakan. Para pembuat program publikasi menawarkan berbagai media yang tepat kepada para penggunanya dengan biaya yang sangat terjangkau dan akses semudah mungkin.
Tentunya trend publikasi instansi melalui dunia maya ini memerlukan strategi dan penguatan yang tepat, dengan dukungan Sumber Daya manusia (SDM) yang memadai dan sarana prasarana yang modern dan lengkap. Dukungan publikasi tim kehumasan ini diharapkan dapat mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, yaitu yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu juga diharapkan dapat meningkatkan kepuasan pelayanan terhadap masyarakat. Oleh karena keterbukaan informasi publik saat ini dapat memberikan kewajiban kepada setiap Badan Publik untuk membuka akses bagi setiap pemohon informasi publik untuk mendapatkan infomasi publik melalui media sosial.
Hal serupa mendorong Lembaga Administrasi Negara, khususnya Pusat kajian dan Pendidikan dan Pelatihan Aparatur I (PKP2A I LAN) yang beralamat di Jl. Kiarapayung KM 4.7 Sumedang – Jawa Barat. Publikasi yang dulu sebatas lembar cetakan berupa profil, brosur, kalender atau sebatas photo-photo, sejak tahun 2015 mengalami perubahan signifikan semakin “dalam” menyelami lautan dunia maya. Al hasil, PKP2A I LAN memiliki berbagai media publikasi dan telah meluncurkan berbagai produk berkaitan tugas dan fungsi yang dapat dinikmati dengan mudah seluruh stakeholders dimanapun dan kapanpun mereka berada.
Keterbatasan anggaran untuk publikasi PKP2A I LAN yang sebelumnya dianggap menjadi kendala, kini menjadikan tantangan bagaimana PKP2A I LAN berfikir keras meningkatkan kuantitas dan kualitas publikasi dengan mengoptimalkan sumber daya-sumber daya yang ada. PKP2A I LAN tengah melakukan pendekatan-pendekatan yang tepat untuk merangkul kawan-kawan media massa yang konon membutuhkan biaya besar pada operasionalnya. Mengutip yang selalu disampaikan oleh Joni Dawud, Kepala PKP2A I LAN, ”Kini bukan saatnya lagi mengedepankan otoritas, kita harus mengutamakan kapasitas”. Dengan kapasitas yang makin berkualitas, stakeholders maupun media massa dengan sendirinya akan senang bergandengan tangan dengan PKP2A I LAN.
Kekayaan publikasi PKP2A I LAN semakin berwarna manakala unit-unit yang ada tak pernah berhenti berkarya. Bidang KKIAN dengan advokasi on line dan Fokkasi Janubati-nya, memberikan kemudahan kepada seluruh stakeholders bidang kajian dan inovasi administrasi Negara untuk mengakses informasi-informasi yang diperlukan serta mengkomunikasikannya. Adapun hasil-hasil kajian serta jurnal wacana kinerja yang dulu sebatas distribusi secara fisik dengan berbagai kendalanya, kini dapat diakses melalui web site PKP2A I LAN dalam format PDF yang mudah untuk diunduh.
Demikian halnya unit-unit lain seperti Bagian Administrasi dengan e-office dan e-library, Bidang Diklat dengan pendaftaran on line, monitoring lembaga diklat on line dan sebagainya, kemudian Bidang PKKA yang tengah merancang pendaftaran assessment on line menjadikan PKP2A I LAN terdepan sebagai instansi yang selalu berinovasi dan memenuhi prinsip transparansi. Konsekuensi menghadirkan publikasi-publikasi on line sebenarnya tidak berbeda jauh dengan publikasi konvensional. Publikasi on line membutuhkan sedikit energi ekstra berkaitan up dating informasi didalamnya. Sebagai contoh, konsekuensi menampilkan menu berita, mendorong tim admin untuk senantiasa memberikan berita kekinian. Menu lainnya yang membutuhkan penyesuaian up dating seperti pengumuman, jadwal kegiatan dan gallery photo.
Pada prinsipnya, system maintenance publikasi dunia maya memerlukan pengelolaan yang baik dan sungguh-sungguh. Perlu membentuk tim khusus yang menangani kegiatan tersebut, terlebih jika situs yang ada membuka rubrik interaktif yang menuntut para petugas untuk responsif kepada stakeholders yang membutuhkan. Hal lain yang perlu mendapat strategi dan penguatan yang tepat adalah sinergitas publikasi Lembaga Administrasi Negara yang tersebar di Aceh, Jakarta, Bandung, Sumedang, Samarinda dan Makassar. Seyogyanya “warna” yang ditampilkan oleh masing-masing satuan kerja tersebut selalu seirama dan senada. Dilarang keras menonjolkan egoisme sektoral, semua harus modern, semua harus lengkap, semua harus berwarna dan semua harus up date, Insya Alloh …
Semoga bermanfaat
